1.Chi siamo
L'International Luta Livre Federation è titolare del trattamento dei dati personali raccolti tramite lutalivrefederation.com, il portale federale, la console di competizione utilizzata nei giorni di evento e le email che inviamo.
Per qualsiasi domanda su questa informativa o per esercitare i tuoi diritti, scrivi a contact@lutalivrefederation.com.
2.Il nostro approccio al GDPR
Trattiamo i dati personali conformemente al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR). In concreto, ciò significa che:
- raccogliamo solo i dati realmente necessari al funzionamento della Federazione, e mai “per ogni evenienza”;
- ogni finalità si fonda su una base giuridica identificata, indicata nella tabella seguente;
- l'accesso è compartimentato per ruolo — un club vede i propri membri, un Supervisore vede i club che gli sono affidati, e nessuno vede più di quanto la sua funzione richieda;
- ogni fornitore esterno è vincolato da un accordo di trattamento conforme al GDPR e agisce solo in base alle nostre istruzioni documentate;
- i dati sono ospitati nell'Unione europea ovunque il fornitore lo proponga;
- non vendiamo i dati personali, non li noleggiamo e non li condividiamo con alcun inserzionista.
3.Cosa raccogliamo
| Categoria | Contenuto |
|---|---|
| Account e identità | Cognome, nome, indirizzo email, password (conservata in forma sottoposta a hash, mai in chiaro), ruolo, lingua dell'interfaccia, fotografia del profilo. |
| Profilo atleta | Data di nascita, genere, nazionalità, numero di telefono, indirizzo postale, città, Paese, disciplina, categoria di peso, grado e data di conseguimento, numero di licenza e periodo di validità, club e stato di affiliazione. |
| Genitore o rappresentante legale (minori) | Cognome e nome del genitore o rappresentante legale, nonché il suo documento d'identità. |
| Giustificativi | Documento d'identità, certificato medico, diploma di grado e, per i club, il documento di registrazione e il documento d'identità del rappresentante legale — accompagnati dal loro stato di verifica e, se del caso, dal motivo del rifiuto. |
| Documenti firmati | La carta di responsabilità e l'accordo di affiliazione, con il nome firmato, la versione del documento, il PDF firmato, la data, l'indirizzo IP e il browser utilizzati al momento della firma. |
| Pagamenti | Importo, valuta, stagione o periodo coperto, stato, riferimento della transazione del nostro fornitore di pagamento, indirizzo email del pagatore. Non riceviamo mai il tuo numero di carta. Una carta conservata per il tuo prossimo pagamento resta presso il nostro fornitore di pagamento: vediamo solo il suo circuito, le sue ultime quattro cifre e la sua data di scadenza, e puoi rimuoverla nelle tue impostazioni. |
| Ordini nello shop | Indirizzo email, indirizzo di consegna, articoli ordinati, importi, stato dell'ordine e numero di tracciamento. |
| Competizioni | Iscrizioni, categoria e categoria di peso scelte, grado dichiarato per la competizione, stato di pesatura e di registrazione, risultati degli incontri, tabelloni, classifiche e medaglie. |
| Fotografie di evento | Fotografie scattate durante gli eventi e registro dei download effettuati da ciascun membro. |
| Contatto e assistenza | Messaggi inviati tramite il modulo di contatto, conversazioni di assistenza, iscrizione alla newsletter e relativo stato. |
| Dati tecnici | Identificativo di sessione, indirizzo IP, informazioni sul browser e sul dispositivo, e diagnostica tecnica raccolta quando si verifica un errore. |
4.Perché, e su quale base giuridica
| Finalità | Base giuridica |
|---|---|
| Creare e gestire il tuo account, rilasciare e rinnovare la tua licenza | Esecuzione del contratto tra te e la Federazione |
| Verificare l'identità, l'età e l'idoneità medica prima del rilascio di una licenza | Esecuzione del contratto e motivo di rilevante interesse pubblico legato all'organizzazione dello sport in sicurezza |
| Gestire l'affiliazione dei club, la certificazione degli allenatori, i gradi e i passaggi di grado | Esecuzione del contratto e legittimo interesse a tenere un registro sportivo esatto |
| Incassare i pagamenti, emettere le ricevute e tenere la contabilità | Esecuzione del contratto e obblighi legali contabili |
| Conservare la tua carta per il tuo prossimo pagamento | Il nostro legittimo interesse a facilitare il tuo prossimo pagamento. Puoi rimuoverla in qualsiasi momento nelle tue impostazioni. |
| Organizzare le competizioni, gestire i tabelloni, pubblicare le liste degli iscritti, i risultati e le classifiche | Esecuzione del contratto e legittimo interesse alla tenuta del palmarès pubblico della disciplina |
| Mettere le gallerie fotografiche degli eventi a disposizione dei membri con licenza | Legittimo interesse a documentare e promuovere la disciplina, fatto salvo il tuo diritto di opposizione |
| Inviare le email di servizio e le notifiche del portale | Esecuzione del contratto |
| Inviare la newsletter | Il tuo consenso, raccolto mediante double opt-in e revocabile in qualsiasi momento |
| Informare i membri, i club e gli allenatori delle competizioni della Federazione — annunci, scadenze di iscrizione e promemoria, inviati solo agli adulti | Legittimo interesse a far conoscere le competizioni della Federazione ai propri membri, club e allenatori. Puoi opporti in qualsiasi momento, senza doverti giustificare, con il mezzo indicato in fondo a ciascuna di queste email (un link di disiscrizione, o una risposta STOP) o scrivendoci |
| Rispondere al modulo di contatto e all'assistenza | Legittimo interesse a rispondere alle persone che ci scrivono |
| Mettere in sicurezza il servizio: autenticazione, limitazione del traffico, prevenzione delle frodi, supervisione degli errori | Legittimo interesse a proteggere la Piattaforma e i suoi utenti |
| Conservare la prova dei documenti che hai firmato | Obblighi legali e legittimo interesse a poter provare il consenso |
5.Dati sanitari
Il certificato medico che carichi costituisce un dato sanitario, che il GDPR include tra le categorie particolari. Lo raccogliamo per una sola ragione: confermare che sei medicalmente idoneo ad allenarti e a gareggiare, verifica che la Federazione deve effettuare prima di rilasciare una licenza.
È trattato sulla base del tuo consenso esplicito, prestato al momento del caricamento, e del motivo di rilevante interesse pubblico legato all'organizzazione dello sport in sicurezza. È conservato in uno spazio privato senza indirizzo pubblico, mai servito da un link diretto, e accessibile solo al personale federale incaricato di validare i fascicoli.
Non leggiamo il contenuto medico oltre quanto necessario per confermarne la validità, non lo comunichiamo al tuo club e non lo utilizziamo per alcun'altra finalità.
6.Minori
Un membro di età inferiore a 18 anni è iscritto con l'autorizzazione di un genitore o rappresentante legale, di cui sono registrati il cognome, il nome e il documento d'identità. Il genitore o rappresentante legale firma la carta di responsabilità ed esercita i diritti del minore.
Non inviamo alcun messaggio commerciale ai minori e non utilizziamo i loro dati per nessuna finalità diversa dalla gestione della loro licenza e della loro partecipazione alle competizioni.
Un genitore o rappresentante legale può in qualsiasi momento chiedere, a contact@lutalivrefederation.com, l'accesso, la rettifica o la cancellazione dei dati di suo figlio.
7.Chi può vedere i tuoi dati
All'interno della Federazione, l'accesso dipende dal ruolo:
- il tuo club vede le informazioni necessarie alla gestione del suo organico — identità, grado, stato della licenza, stato dei documenti — ma non i tuoi dati di pagamento;
- il Supervisore del tuo club vede i membri dei club che segue, ai fini della certificazione e del passaggio di grado;
- gli amministratori federali dispongono dell'accesso più ampio, limitato a quanto necessario al funzionamento della Federazione, e ogni azione amministrativa è tracciabile;
- gli ufficiali che gestiscono un evento vedono le iscrizioni e i risultati di tale evento.
Al di fuori della Federazione, i tuoi dati sono accessibili solo ai fornitori elencati di seguito e alle autorità pubbliche quando la legge lo impone.
Le liste degli iscritti, i risultati e le classifiche di una competizione sono pubblici: indicano il nome dell'atleta, il suo club, la sua categoria, la sua categoria di peso, il suo grado, se l'iscrizione è pagata, e il suo risultato — nonché, per un atleta di età pari o superiore a 18 anni il giorno della competizione, la bandiera della sua nazionalità. Non indicano mai età né fotografia. I tuoi recapiti, i tuoi documenti e i tuoi pagamenti non sono mai pubblici.
8.I nostri fornitori
Ricorriamo ai seguenti fornitori per gestire il servizio. Ciascuno è vincolato da un accordo di trattamento dei dati conforme al GDPR, agisce solo in base alle nostre istruzioni e applica garanzie adeguate a qualsiasi trasferimento fuori dallo Spazio economico europeo.
| Fornitore | Ruolo | Stato |
|---|---|---|
| Vercel | Hosting del sito e del portale federale | Conforme al GDPR, infrastruttura servita dall'UE |
| Neon | Database PostgreSQL gestito che ospita il registro federale | Conforme al GDPR, regione europea |
| Cloudflare R2 | Archiviazione dei documenti, fotografie e file | Conforme al GDPR |
| Stripe | Trattamento dei pagamenti di licenze, iscrizioni e ordini | Conforme al GDPR, certificato PCI-DSS |
| Resend | Instradamento delle email di servizio e delle notifiche | Conforme al GDPR |
| Upstash | Limitazione del traffico | Conforme al GDPR |
| Crisp | Assistenza via chat nel portale | Conforme al GDPR, hosting europeo |
| OpenAI | Traduzione dei contenuti federali nelle lingue del sito, assistenza redazionale per gli amministratori, e un assistente che risponde alle domande degli amministratori sul registro federale, al quale sono trasmesse le schede dei membri, club e allenatori interessati — compresi recapiti e date di nascita | Conforme al GDPR; i dati trasmessi non servono ad addestrare modelli |
| Mapbox | Visualizzazione delle mappe di club ed eventi | Conforme al GDPR |
| Google Maps Platform | Suggerimenti di indirizzo e geocodifica nei moduli di iscrizione | Conforme al GDPR |
| Server europeo gestito | Relay del tabellone in diretta nei giorni di competizione | Conforme al GDPR, ospitato nell'Unione europea |
Nessuno di questi fornitori è autorizzato a utilizzare i tuoi dati per proprio conto. Non utilizziamo alcuna concessionaria pubblicitaria e non effettuiamo alcun tracciamento di terzi su questo sito.
9.Trasferimenti fuori dall'Unione europea
I nostri dati sono ospitati nell'Unione europea ovunque il fornitore lo proponga, come avviene per il database e per l'hosting applicativo.
Quando un fornitore tratta dati fuori dallo Spazio economico europeo, il trasferimento è disciplinato da una decisione di adeguatezza della Commissione europea o dalle clausole contrattuali tipo della Commissione europea, corredate delle misure tecniche complementari necessarie alla protezione dei dati.
10.Periodi di conservazione
| Dato | Periodo |
|---|---|
| Account e fascicolo di licenza | Per tutta la durata dell'adesione, poi tre anni dopo la tua ultima stagione attiva, dopodiché l'account è cancellato o anonimizzato. |
| Documenti d'identità | Fino alla fine della stagione per la quale erano richiesti, e al massimo dodici mesi dopo. |
| Certificato medico | Per il suo periodo di validità, e al massimo dodici mesi dopo. |
| Carte di responsabilità e accordi firmati | Cinque anni dalla firma, a titolo di prova del consenso. |
| Documenti contabili e di pagamento | Dieci anni, conformemente agli obblighi contabili. |
| Carta conservata per il tuo prossimo pagamento | Presso il nostro fornitore di pagamento, finché non la rimuovi nelle tue impostazioni. |
| Ordini nello shop | Dieci anni per il documento contabile; tre anni per le informazioni di consegna. |
| Iscrizioni, risultati, classifiche e storico dei gradi | Conservati senza limitazione di durata, a titolo di archivi sportivi della Federazione. |
| Fotografie di evento | Conservate a titolo di archivi dell'evento, fatto salvo il tuo diritto di opposizione. |
| Conversazioni di assistenza e messaggi di contatto | Ventiquattro mesi dall'ultimo scambio. |
| Newsletter | Fino alla tua disiscrizione. La registrazione della disiscrizione è conservata al fine di poterla rispettare. |
| Disiscrizione dalle notizie e dalle email sulle competizioni | Il tuo indirizzo email, la tua lingua e la data della tua disiscrizione — oppure, se ti sei disiscritto rispondendo STOP, il solo tuo indirizzo email — conservati finché la Federazione invia tali email, al fine di continuare a rispettarla. |
| Sessioni e registri tecnici | Tra trenta giorni e dodici mesi a seconda del registro. |
I risultati già registrati costituiscono la traccia storica di una competizione che si è svolta. Rimangono negli archivi della Federazione anche dopo la cancellazione di un account — un risultato non può essere cancellato dal palmarès di un evento che si è tenuto.
11.I tuoi diritti
Il GDPR ti dà il diritto:
- di accedere ai dati che deteniamo su di te e di ottenerne una copia;
- di far rettificare dati inesatti o incompleti;
- di far cancellare i tuoi dati, nei limiti esposti sopra;
- di chiedere la limitazione del trattamento durante l'esame di una richiesta;
- di ricevere i dati che hai fornito in un formato portabile e leggibile da macchina;
- di opporti ai trattamenti fondati sul nostro legittimo interesse, compreso l'uso della tua immagine nelle gallerie di evento;
- di revocare il tuo consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare quanto è stato fatto in precedenza, in particolare per la newsletter;
- di proporre reclamo a un'autorità di controllo — in Francia, la CNIL, o l'autorità del tuo Paese di residenza.
Scrivi a contact@lutalivrefederation.com per esercitare uno di questi diritti. Rispondiamo entro un mese. Se la tua richiesta è complessa, possiamo prorogare tale termine indicandotene il motivo. Possiamo chiedere un documento giustificativo d'identità in caso di ragionevole dubbio sull'identità del richiedente.
Una grande parte dei tuoi dati può essere corretta direttamente nelle impostazioni del tuo account, che resta la via più rapida.
12.Decisioni automatizzate
Non adottiamo alcuna decisione che produca effetti giuridici nei tuoi confronti basata unicamente su un trattamento automatizzato, e non effettuiamo alcuna profilazione.
Alcune verifiche sono automatizzate — anzianità nel grado, presenza dei documenti richiesti, ricezione di un pagamento — ma la decisione che ne deriva è sempre confermata da un allenatore certificato, un Supervisore o un amministratore federale.
13.Sicurezza
Applichiamo le misure tecniche e organizzative adeguate alla sensibilità dei dati che deteniamo:
- tutto il traffico è cifrato in transito, e i dati sono cifrati a riposo dai nostri fornitori;
- le password sono conservate in forma sottoposta a hash e non ci sono mai accessibili in chiaro;
- i documenti d'identità e i certificati medici sono conservati in uno spazio privato senza indirizzo pubblico e sono serviti solo tramite link autenticati a breve durata;
- ogni azione del portale è preceduta da un controllo di autorizzazione sul ruolo dell'utente;
- i punti di accesso sensibili sono sottoposti a limitazione del traffico al fine di prevenire attacchi di forza bruta e abusi;
- gli errori sono monitorati affinché i malfunzionamenti siano rilevati e corretti rapidamente;
- il database è oggetto di backup regolari.
In caso di violazione di dati personali suscettibile di comportare un rischio per i tuoi diritti, notificheremmo l'autorità di controllo entro settantadue ore e ti informeremmo quando il regolamento lo richiede.
14.Cookie
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15.Evoluzione di questa informativa
Questa informativa può evolvere con le attività e gli strumenti della Federazione. La versione applicabile è quella pubblicata su questa pagina, con la sua data di ultimo aggiornamento. Se un'evoluzione modifica sostanzialmente l'uso dei tuoi dati, i titolari di account ne saranno informati via email o mediante un messaggio nel portale.
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